通知函和告知函的写作指南

摘要：

本文将详细介绍如何撰写通知函和告知函，包括它们的定义、格式、写作要点和常见错误，以帮助读者更好地掌握这两种函件的写作技巧。

一、定义与概述

通知函：是一种用于向特定对象传达特定信息或要求的正式书面文件。它通常用于告知收件人某项决定、要求或事件，并要求其采取相应行动。

告知函：是一种用于向特定对象提供信息或说明某种情况的正式书面文件。它主要用于提供关于某事项的信息，以便收件人了解相关情况并作出相应反应。

二、写作要点

1. 标题：明确标注“通知函”或“告知函”，以便收件人一眼识别。

2. 收件人：明确列出收件人的名称和职务，确保函件能够准确送达。

3. 正文：

• 开头：简要介绍函件的目的和背景。
• 主体：详细阐述通知或告知的内容，要求清晰、简洁、有条理。
• 结尾：提出期望的行动或回应，如回复、确认等。

4. 结尾敬语：使用适当的敬语，如“敬请”、“特此”等，表达尊重和礼貌。

5. 签名：签署发件人姓名和职务，以示正式。

6. 日期：注明函件发送的日期。

三、常见错误

• 语言不正式：函件应使用正式、严谨的语言，避免口语化或随意表达。
• 内容不清晰：确保函件内容明确、具体，避免模棱两可或含糊不清。
• 格式不规范：遵循函件的基本格式要求，如对齐、间距等。

四、总结

通知函和告知函是日常工作中常用的书面沟通工具。通过本文的介绍，我们了解了它们的定义、格式、写作要点和常见错误。在实际应用中，我们应注意使用正式、严谨的语言，确保内容清晰、具体，并遵循函件的基本格式要求。通过不断练习和总结经验，我们可以逐渐提高通知函和告知函的写作水平，更好地满足工作需求。

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